Başvuru dilekçesi nasıl yazılır? En önemli kurallar

Dilekçe nedir?

Dilekçenin amacı; yardım, izin, izin belgesi, sosyal destek veya maddi destek gibi somut bir sonuç elde etmektir.

Bu tür belgeler resmî iletişimde önemli bir rol oynar ve okul ya da iş başvurularından destek talebine veya sözleşme koşullarının değiştirilmesine kadar pek çok durumda kullanılır. Usulüne uygun hazırlanmış bir dilekçe, önemli kişisel ya da mesleki planların hayata geçirilmesinde çoğu zaman ilk adımdır.

Resmî dilekçe – bulunması gereken temel unsurlar

Usulüne uygun hazırlanmış bir dilekçede çeşitli unsurlar bulunmalıdır. Bunlar sırasıyla şöyledir:

• yer ve tarih – sayfanın sağ üst köşesine yazılır;
• gönderenin (başvuru sahibinin) bilgileri – sayfanın sol üst köşesinde yer alır; başvuru sahibinin adı ve soyadı, ikamet adresi, telefon numarası ve e-posta adresi yazılmalıdır;
• alıcının bilgileri – gönderen bilgilerinin altında bulunur; ilgili kurumun tam adı veya makamı, dilekçenin gönderildiği kişinin adı ve soyadı ile kurumun adresi belirtilir;
• başlık … talebi – sayfanın ortasına yazılır;
• dilekçenin asıl metni – başlığın altında yer alır; genellikle Sayın Yetkili, gibi resmî bir hitapla başlanır, ardından somut talep ve gerekçesi açıklanır;
• ıslak imza – dilekçe metninin altında, sağ tarafta bulunur.

Bazı dilekçelere ek belgeler eklenir. Bu durumda eklerin belgede ayrıca belirtilmesi gerekir. Tüm eklerin listesi genellikle dilekçe metninin altında, sol tarafta yer alır.

Dilekçe nasıl yazılır?

Dilekçe yazmak, dikkat gerektiren kapsamlı bir süreçtir. Aşağıda, göz önünde bulundurmanız gereken en önemli noktaları bulabilirsiniz.

Metnin yapısı

Uygun bir dilekçe metni genellikle iki veya üç cümleden oluşur. Çoğu zaman Sayın Yetkili gibi resmî bir hitapla başlanır.

Ardından somut talep açıklanır. Bu bölümde … hususunda gereğini arz ederim, … talep ediyorum gibi ifadeler kullanılabilir. Daha sonra talebin gerekçesi belirtilmelidir. Bunun için Talebimi şu gerekçelerle sunuyorum…, Talebimin gerekçesi… gibi cümlelerden yararlanılabilir. Dilekçe metni genellikle Saygılarımla ifadesi ve başvuru sahibinin ıslak imzasıyla sona erer.

Profesyonel üslup

Dilekçe hazırlanırken metnin üslubuna dikkat edilmelidir. Metnin tamamının profesyonel bir izlenim vermesine özen gösterin. Bunun için resmî bir dil kullanın. Duygusal ifadelerden, jargon ve günlük konuşma dilinden kaçının. Metin tarafsız, açık, somut ve saygılı olmalıdır. Dilekçenin sunulmasını gerektiren gerçeklere ve gerekçelere odaklanmak en doğru yaklaşımdır.

Dilekçe hazırlanırken, metnin alıcı tarafından daha kolay anlaşılmasını sağlayan kısa ve yalın cümleler tercih edilmelidir. Uzmanlık terimlerinin kullanılması mümkündür; ancak belgede bu terimlerin sayısını gereksiz yere artırmamak gerekir.

Metnin biçimlendirilmesi

Resmî dilekçelerde içeriğin yanı sıra belgenin doğru biçimlendirilmesi de büyük önem taşır. Genellikle Times New Roman veya Arial gibi okunaklı bir yazı tipinin 11 ya da 12 punto olarak kullanılması önerilir.

Satır aralığını tek olarak ayarlamak ve paragraflar arasında ek bir boşluk bırakmak faydalıdır. Böylece metin daha düzenli ve okunaklı görünür.

Kontrol

Dilekçeyi yazdırmadan önce dikkatlice okuyun. Belgede gerekli tüm unsurların (örneğin başvuru sahibi ve alıcının bilgileri, ıslak imza veya ek listesi) bulunup bulunmadığını kontrol edin. Eksik bilgileri tamamlayın.

Ayrıca yazının gereğinden uzun veya dağınık olup olmadığına dikkat edin. Gerekirse gerekli düzeltmeleri yapın. Dil bilgisi, yazım ve noktalama hatalarını mutlaka düzeltin.

Dilekçe nasıl yazılır? Dilekçe örneği

Aşağıda yıllık izin talebi için örnek bir dilekçe metni yer almaktadır.