E-posta nasıl yazılır? Bilmeniz gereken her şey!

E-posta nedir?

E-posta yoluyla iletişim hem resmî hem de daha rahat bir üsluba sahip olan gayriresmî ilişkilerde yaygın olarak kullanılır.

E-posta mesajları, çoğu şirkette iş iletişiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Çalışanlar e-posta aracılığıyla şirket içinde birbirleriyle ve şirket dışındaki kişilerle iletişim kurabilir.

Günümüzde e-posta pratikte belgeleme işlevi de görür; çoğu zaman varılan anlaşmaların, alınan kararların veya aktarılan bilgilerin kanıtı niteliğindedir.

Bu nedenle temel yazım kurallarını ve dil iletişimi görgüsünü bilmek önemlidir. Bu bilgi, hem iş hem de özel yazışmaların doğru şekilde yürütülmesini büyük ölçüde kolaylaştırır.

E-posta yazmaya nereden başlamalı?

Bu nedenle temel konu, alıcıyla aranızdaki ilişkinin niteliğidir. Bu ilişkiyi doğru tanımlarsanız daha ilk adımda faux pas yapmaktan kaçınabilirsiniz.

E-posta nasıl yazılır? En önemli unsurlar

Mesajın doğru yapısını kullanabilmek, en önemli konulardan biridir.

İyi düzenlenmiş bir yapı, alıcının içeriği hızla anlamasını ve en önemli bilgileri kolayca bulmasını sağlar. Yanlış yapılandırılmış bir mesaj ise anlaşılması güç veya belirsiz hâle gelebilir.

E-posta yazarken hangi unsurları unutmamalısınız?

Konu

Konu satırında, mesajın içeriğinde ele aldığınız temel mesele yer almalıdır. Alıcıyla görüşmeniz gereken birden fazla konu varsa bunları ayrı başlıklara ayırmanız ve her birini uygun şekilde açıklamanız faydalı olur.

Böylece aktarılan bilgiler daha düzenli ve dolayısıyla daha kolay bulunabilir hâle gelir. Ayrıca her konu için ayrı bir yazışma başlatmak, diğer bilgilerin yoğunluğu içinde önemli bir mesajın gözden kaçması riskini azaltır.

Örnek konu: İçerik yazarı pozisyonu için başvuru

Selamlama

Mesajın konusunu belirledikten sonra selamlamaya geçebilirsiniz. Kullanacağınız ifade, alıcıyla aranızdaki ilişkiye ve yazışmanın niteliğine bağlıdır.

Mesajınızı kimin okuyacağını bilmiyorsanız genel ve resmî bir ifade kullanmak en iyi seçenektir; örneğin Sayın Yetkili. Alıcının görevini, unvanını veya pozisyonunu biliyorsanız daha belirli bir ifade kullanabilirsiniz; örneğin Sayın Profesörüm.

Gayriresmî yazışmalarda açılış selamlaması olarak doğrudan ismi kullanabilirsiniz; örneğin “Merhaba, Elif”.

Selamlama kuralı, alıcıyla yürütülen yazışmadaki ilk mesaj için geçerlidir. Sonraki mesajlarda selamlama kullanmak zorunlu değildir.

Asıl içerik

Selamlama ifadesinden sonra mesajın asıl içeriğine geçebilirsiniz. E-posta nasıl yazılır konusunda emin değilseniz, ifadenizin kısa, alıcı tarafından anlaşılır ve iletişime geçmenize neden olan konuyla doğrudan ilgili olmasına dikkat edin. Böylece yanlış anlaşılmaları önleyebilirsiniz.

Hazırladığınız metni yeniden okumak iyi bir uygulamadır. Böylece mesajın anlamının doğru aktarılıp aktarılmadığını ve önemli bilgilerin atlanıp atlanmadığını kontrol edebilirsiniz. Bu aşamada olası hataları da fark edebilirsiniz.

Kapanış

E-postayı imzanızla sonlandırmadan önce uygun bir kapanış ifadesi kullanın.

Selamlamada olduğu gibi, nezaket içeren kapanış ifadesini oluştururken de alıcıyla aranızdaki ilişkiye özellikle dikkat edin.

Yazışmanın niteliğine en uygun ifadeye bağlı olarak Saygılarımla, Saygılarımla arz ederim veya daha samimi bir seçenek olan Sevgilerimle gibi kalıpları kullanabilirsiniz. Ancak kapanış ifadesi ile imzanızın arasına virgül konulmadığını unutmayın.

E-posta yazarken doğru biçim

Bir e-posta mesajının doğru biçimde yazılması, alıcıya duyulan profesyonelliği ve saygıyı gösterir. Günlük yazışmalarınızda uygulamanız gereken en önemli kuralları aşağıda bulabilirsiniz:

Selamlamadan sonra noktalama

Selamlama ifadesinden sonra (örneğin Merhaba veya Sayın Hanımefendi) genellikle virgül kullanılır; mesajın asıl içeriği yeni satırda küçük harfle başlar:

Sayın Hanımefendi,
gönderdiğiniz teklif için teşekkür ederim…

Alternatif olarak ilk selamlamadan sonra ünlem işareti kullanılabilir. Bu durumda sonraki cümle büyük harfle başlar:

Merhaba!
Gönderdiğiniz teklif için teşekkür ederim…

Vedalaşmadan sonra noktalama

Veda ifadesinden sonra (örneğin Saygılarımla veya İyi çalışmalar) virgül ya da nokta kullanılmaz. Sonraki satırda, alıcı göndereni bağlamdan veya e-posta adresinden tanıyor olsa bile ad ve soyad yer almalıdır. Bu, iyi bir üslubun ve yazışma açıklığının gereğidir:

Saygılarımla
Ahmet Yılmaz

Merhaba ifadesini uygun olmayan biçimde kullanmaktan kaçının

Merhaba ifadesi yaygın olarak kullanılır; ancak her yazışma için uygun olmayabilir. Gönderenin alıcıdan daha üst bir konumda olduğu izlenimini yaratabileceğinden, iş ve resmî iletişimde daha tarafsız ifadeler tercih edilmelidir:

İyi günler
Sayın Hanımefendi
Sayın Yetkili

E-posta nasıl yazılır? Örnekler

Artık e-posta nasıl yazılır, nelere dikkat etmek gerekir ve hangi kurallara uyulmalıdır biliyorsunuz. Şimdi öğrendiklerinizi uygulamaya geçirmeniz yeterli.