E-postalarda hitap ve nezaket ifadeleri nasıl kullanılmalı?

E-postalarda nezaket ifadeleri – dilsel görgü nedir?

Başka bir deyişle, doğru açılış ve kapanış ifadelerini kullanmak, karşımızdaki kişiye görgülü olduğumuzu ve resmî iletişimin nasıl yürütüleceğini bildiğimizi gösterir.

İş yazışmalarının mektupla yürütüldüğü dönem çoktan geride kaldı. Günümüzde iletişim büyük ölçüde e-posta aracılığıyla kuruluyor. Çoğumuz günlük iş hayatında iş arkadaşlarımıza, müşterilerimize, iş ortaklarımıza veya yöneticilerimize onlarca mesaj gönderiyoruz.

Ne var ki yazışma konusunda deneyimli olsak bile birçok kişi, genellikle bilgi eksikliğinden kaynaklanan hatalar yapmaya devam ediyor. Bu da alıcıda olumsuz bir izlenim bırakabiliyor.

Resmî bir e-postanın doğru yapısı

Her mesaj üç temel bölümden oluşmalıdır:

• giriş (selamlama);
• ana mesaj (soru, şikâyet bildirimi veya bilgilendirme olabilir);
• kapanış.

Bu yazıda ana mesaja, yani e-postanın asıl içeriğine odaklanmayacağız. Burada yalnızca, alıcı kim olursa olsun dilsel görgü kurallarına uymanız gerektiğini hatırlatmak isteriz: kibar bir dille yazmalı, karşı tarafı kırmamalı ve herhangi bir eyleme ya da karara zorlamamalısınız.

E-postanın başında ve sonunda kullanılabilecek nezaket ifadelerini incelemeden önce, alıcının kim olduğunu belirlemek gerekir. Aşağıdaki sorular yardımcı olabilir:

• Bu kişiyi tanıyor muyum? (Mutlaka yüz yüze tanıyor olmanız gerekmez; daha önce yazıştınız mı?)
• Alıcının konumu nedir? (Üniversitede profesör, yöneticiniz, iş arkadaşınız veya kamu görevlisi mi?)
• Cinsiyetini biliyor muyum? (Ya da hangi cinsiyetle özdeşleştiğini biliyor muyum?)
• Yaşı hakkında ne biliyorum? (Yaşıtınız mı, sizden küçük mü, büyük mü?)

Bu soruların yanıtlarını bildiğinizde, giriş ve kapanışta kullanacağınız nezaket ifadelerini daha kolay seçebilirsiniz. Ayrıca bu ifadelerin birbiriyle uyumlu olmasına dikkat etmek gerekir; giriş ve kapanış benzer bir resmiyet düzeyinde olmalıdır.

E-postalarda açılış ve hitap ifadeleri

Her e-posta uygun bir hitapla başlamalıdır. Doğrudan konuya geçmek yalnızca devam eden bir yazışmada kabul edilebilir. Bir kişiye ilk kez yazarken giriş ifadesini atlamak doğru değildir.

Peki e-postanın başında hangi nezaket ifadeleri kullanılabilir?

• Sayın Hanımefendi / Sayın Beyefendi – alıcının cinsiyetini bildiğinizde;
• Sayın Yetkili – mesajı kimin okuyacağını bilmediğinizde, örneğin genel bir şirket adresine yazarken;
• Sayın Dr. … / Sayın Prof. Dr. … – alıcının akademik veya mesleki unvanını bildiğinizde; unvanı doğru biçimde kullanmak resmî yazışmalarda saygı göstergesidir;
• Sayın Ayşe Hanım / Sayın Mehmet Bey – kişiyi tanıyor ve daha önce yazıştıysanız ya da devam eden yazışmada daha kişisel bir hitap tercih ediyorsanız;
• Değerli arkadaşlar / Sevgili ekip arkadaşlarım – yönetici, ekibine veya çalışanlarına daha samimi ama yine de profesyonel bir tonla seslenmek istediğinde;
• Merhaba – tanıdığınız kişilerle veya yarı resmî yazışmalarda kullanılabilen, bağlama uygun bir selamlama.

Resmî bir e-postaya “Merhaba” ile başlamak hata mı?

E-postalarda sıkça kullanılan “Merhaba” veya “Merhaba arkadaşlar” ifadeleri her durumda uygun değildir. Neden? Çok samimi bir hitap, özellikle alıcıyı tanımadığınız resmî yazışmalarda, yeterince saygılı bulunmayabilir. Ayrıca kurumlara, yöneticilere veya akademik unvan sahibi kişilere yazarken fazla gündelik bir izlenim yaratabilir.

Bu nedenle, alıcıyı ilk kez muhatap aldığınız resmî e-postalarda “Merhaba” ya da “Selam” yerine “Sayın …” veya “Sayın Yetkili” gibi daha uygun ifadeler kullanın. “Merhaba” ise tanışıklığın bulunduğu yarı resmî yazışmalarda tercih edilebilir.

Açılış ifadelerinin yazımı

Hitap ifadesinden sonra Türkçede genellikle virgül kullanılır. Ardından bir satır boşluk bırakılarak ana mesaja geçilir. Resmî yazışmalarda hitap ifadesinin ardından gelen cümlenin yeni satırda büyük harfle başlaması yaygın ve doğrudur. Hitapla ana metni noktayla birbirine bağlamak ise uygun değildir.

E-postalarda kapanış ve veda ifadeleri

Giriş ve ana mesaj hazır olduğuna göre sıra e-postayı sonlandırmaya geldi. Resmî e-postalarda hangi kapanış ifadeleri kullanılabilir?

• Saygılarımla;
• Saygılarımla arz ederim – özellikle resmî kurumlara veya üst makamlara yazarken;
• İyi çalışmalar – profesyonel ancak daha az resmî yazışmalarda.

“İyi günler” veya “Sevgiler” kullanmak hata mı?

Yalnızca açılış ifadeleri değil, kapanış kalıpları da bağlama göre seçilmelidir. “İyi günler”, “İyi çalışmalar” veya “Sevgiler” her zaman yanlış değildir. Bu ifadeler, yarı resmî ya da meslektaşlar arasındaki yazışmalarda başarıyla kullanılabilir. Özellikle “Merhaba” ile başlayan e-postalarda uygun olabilirler. Ancak resmî kurumlara, tanımadığınız kişilere veya üst düzey yöneticilere yazarken “Saygılarımla” daha güvenli bir tercihtir.

Kapanış ifadelerinin yazımı

Kapanış ifadesinden sonra çoğu resmî yazışmada imza bilgileri yeni satıra yazılır. Adınızı ve soyadınızı eksiksiz belirtmek, alıcı mesajın kimden geldiğini biliyor olsa bile profesyonel bir uygulamadır. E-posta adresinizde veya imza alanınızda bilgileriniz görünse dahi ad-soyad bilgisini ayrıca yazmanız önerilir.

Örnek bir resmî e-posta

Aşağıda, bu yazıdaki önerilere uygun bir resmî e-posta örneği yer alıyor:

Sayın Yetkili,

Bu yazıyı inceleme fırsatı bulduğunuz için teşekkür ederim. Aşağıda, bence dikkat edilmesi gereken en önemli noktaları içeren kısa bir özet bulabilirsiniz. Okumanızı önerir, gelecekte de yardımcı olmaktan memnuniyet duyacağımı belirtmek isterim.

Saygılarımla

Ayşe Yılmaz